Buchhaltung: digital und beleglos

Seit das Finanzamt elektronische Belege akzeptiert, ist klar: Die Zukunft der Buchführung ist digital! Deshalb ist es eigentlich nicht mehr notwendig, die Buchungsbelege mühsam zu sammeln, zu sortieren, abzuheften, aufzubewahren und sich am Tag X zum Steuerberater aufzumachen, um die Papiere dort abzuliefern. Mit unserer Plattform „Unternehmen online“ haben wir die Möglichkeit eines papierlosen digitalen Austauschs zwischen unserer Kanzlei und unseren Mandanten geschaffen – das spart Zeit und Geld.

Konkret bedeutet das:

• Erledigung von Zahlungen, mit vorausgefüllten Zahlungsträgern vom digitalen Beleg und automatisierter Kontrolle der Kontoauszüge sowie Freigabe von Lohnzahlungen
• GoBD-konformes Kassenbuch
• Vorerfassen von Lieferanten- und Kundenrechnungen
• Erfassung von Personalstamm- und Bewegungsdaten für die Lohnabrechnung
• Austausch und zentrale Ablage von Dokumenten für die Erstellung der Lohn- und Gehaltsdokumente über DATEV Digitale Personalakte
• Optional erweiterbar um Angebots- und Rechnungsschreibung

Anschließend stellen wir unseren Mandanten die Auswertungen für die Bereiche FIBU, OPOS, Kostenrechnung und Lohn ebenfalls über „Unternehmen online“ bereit. Damit stehen immer die aktuellen Auswertungen für die Unternehmenssteuerung bereit.

Sichere Durchführung

Alle anfallende Belege werden – sofern sie nicht schon als Datei vorliegen – über den Scanner digitalisiert und an das DATEV-Rechenzentrum übermittelt. Von dort ruft die Steuerberatungskanzlei die Daten ab, erstellt die Buchführung sowie die betriebswirtschaftliche Auswertung und lädt diese ebenfalls auf den DATEV-Server. Dort erfolgt die dauerhafte Archivierung der Belege und Auswertungen. Der Unternehmer kann dort – unabhängig von Ort und Zeit – seine Auswertungen abrufen. Auch das lästige Suchen von Papierbelegen gehört damit der Vergangenheit an, da der digitalisierte Beleg durch eine Suchfunktion schnell aufgerufen werden kann. Bei dieser Cloud-Lösung ist der Up- und Download durch einen verschlüsselten Datentransfer jederzeit geschützt.

Leichte Bedienung

Buchhaltungskenntnisse sind für den Umgang mit „Unternehmen online“ nicht notwendig. Und auch Mandanten, die nicht technikaffin sind, kommen problemlos mit der Umstellung zurecht und sind innerhalb kürzester Zeit von der Zeitersparnis und dem zusätzlichen Nutzen begeistert.

Lernendes System

Besonders charmant ist, dass es sich bei „Unternehmen online“ um ein lernendes System handelt, das auch eine Bezahlfunktion beinhaltet: Immer wiederkehrende Rechnungen wie Telefon oder Miete werden automatisch erkannt und entsprechend gebucht. Wenn dann noch die Ausgangs- und Eingangsrechnungen elektronisch verschickt werden und auch elektronische Kontoauszüge verwendet werden, fällt sogar das Einscannen weg.